Le fax-to-mail (réception des fax sous forme d’un PDF) et son compère le mail-to-fax (pour l’envoi de fax depuis une messagerie Outlook, Gmail, etc.) sont des canaux de communication toujours essentiels pour certains secteurs. La numérisation des documents a accompagné l’évolution du fax traditionnel vers le fax par internet. Ainsi, l’arrivée du numérique et la nécessité de solutions de communication plus intégrées ont profondément transformé le fax, qui est désormais entièrement digitalisé et peut être facilement piloté depuis un poste de travail. Cette évolution majeure a contribué de manière significative à la conservation du fax comme un outil de communication indispensable pour les entreprises.
Quels sont ses avantages ?
Grâce à sa transformation en un support numérique, le fax s’intègre désormais parfaitement aux interfaces modernes et offre une gestion électronique des documents d’entreprise simplifiée comme jamais auparavant. Les entreprises des secteurs de la santé, de l’immobilier et de la finance, ainsi que les services administratifs, continuent en effet d’utiliser le fax pour envoyer et recevoir leurs documents importants.
Cette dématérialisation des échanges présente de ce fait de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d’abord, les accusés de réception et les signatures électroniques ont une valeur légale qui en font une preuve devant un tribunal. Par ailleurs, la conformité réglementaire est respectée grâce à la numérisation des accusés de réception par le biais de scanneurs de documents ou d’imprimantes multifonctions (MFP). Les dossiers clients et les documents peuvent être facilement archivés électroniquement, tandis que les gains de temps et de productivité sont considérables. Les erreurs humaines sont minimisées et les coûts réduits grâce à la suppression des lignes de fax analogiques, des machines, de l’encre et du papier. Enfin, la mobilité accrue offerte par le fax par email permet de faxer à tout moment et depuis n’importe quel appareil.
La preuve juridique que constituent les accusés de réception est l’un des principaux avantages de ce canal, de même que la confidentialité offerte par la diffusion individualisée du fax par email. Les professionnels des secteurs réglementés, tels que les avocats, les professionnels de santé (médecins, pharmaciens, laboratoires, etc.) et les agents immobiliers, trouvent particulièrement intéressant d’utiliser le fax-to-mail pour recevoir des documents sensibles nécessitant une preuve d’envoi et de réception.
L’envoi de fax par email peut se faire à partir de n’importe quelle messagerie (Outlook, Gmail, Hotmail, ou même via vos outils de gestion clients CRM/API).
La réception de fax par email permet de conserver votre numéro de fax existant tout en apportant la dématérialisation du support. Vous recevez vos fax en PDF dans votre boîte de réception habituelle.
Une solution professionnelle telle qu’Express-Mailing permet des envois bi-directionnels (envoi & réception) pour un tarif très abordable. Que vos besoins soient ponctuels (à partir de 5 € HT/an) ou pour un usage plus intensif.
- Envoi de fax via votre messagerie (Outlook, Gmail, autre) : https://www.express-mailing.com/mail-to-fax/ (à partir de 5 € HT par an)
- Réception des fax en PDF avec numéro géographique inclus :
https://www.express-mailing.com/mail-to-fax/ouverture-compte/?produit=F2M-FR-1-AN (dès 5 € par mois soit 60 € HT par an)
– Réception de fax illimité
– Possibilité de “portabilité” de votre ancien n° de fax dès 2 ans d’abonnement.
La diffusion de documents par fax répond toujours aux besoins d’un grand nombre de professionnels. En effet, certaines activités continuent de dépendre des télécopieurs pour envoyer des documents.
Les principaux secteurs concernés sont les départements juridiques, RH, professionnels de santé, de l’immobilier et de la finance.
Pour ces professions, Express Mailing poursuit le routage de fax, via le canal numérique : notre plateforme a effectué la transition vers la nouvelle technologie d’envoi et de réception des fax sur IP*. *IP est un protocole d’acheminement des données via internet : en d’autres termes, les documents ne passent plus du tout par le canal RTC des lignes téléphoniques traditionnelles et utilisent maintenant le VoIP, de la même manière que les appels via internet.
Il n’est plus nécessaire de posséder un numéro de téléphone dédié à votre fax, maintenant une adresse IP suffit. Les données du document fax sont routées d’une adresse IP à une autre via internet
Ainsi, les fax peuvent être envoyés de télécopieur à télécopieur, de télécopieur à email et réciproquement.
Les avantages :
- Via le réseau VoIP, l’envoi des fax devient beaucoup plus fiable : pas de spam, pas de ligne occupée
- Les anciens numéros peuvent être conservés.
- Un vrai gain de temps pour ceux qui diffusent des documents d’un certain nombre de pages, directement de leur télécopieur, sans être contraint de le scanner et de l’envoyer ensuite par email.
- Respect de l’environnement avec moins de papier pour ceux qui optent pour le fax totalement dématérialisé
- Facilité d’intégration sur un système informatique
- Envoi et réception de fax quel que soit le lieu
- Gain de coût avec une ligne téléphonique en moins
- Archivage électronique
- Valeur légale (AR, signature électronique)
- Conformité réglementaire (possibilité de numérisation des AR)
Consultez nos experts pour passer au Fax sur IP et améliorer ainsi le process de dématérialisation de vos envois de fax.
Le Point est un magazine d’actualité hebdomadaire français, créé en 1972 par une équipe de
journalistes venant essentiellement de L’Express et proches d’Olivier Chevrillon et de Claude
Imbert. Son format s’inspire de celui du magazine américain Time.
Le journal ouvre ses pages à toutes les opinions politiques (interviews, analyses, etc.). C’est
l’un des cinq magazines d’actualité hebdomadaires de dimension nationale en France.
Le Point décortique l’actualité française et internationale, dans plusieurs secteurs :
économie, santé, politique, high-tech, culture, sciences, …
Complet, dynamique avec une actualité en temps réel, c’est un des magazines les plus
plébiscités des acteurs économiques en France.
Le Point Stories est le département Opérations Publicitaires Spéciales de la régie du Point.
C’est sur ce portail que vous découvrirez notre article
EXPRESS MAILING : Le partenaire marketing des professionnels
« Que l’activité entre dans le champ du B2B ou du B2C, il existe de nombreux outils permettant
d’exploiter cette approche. Conscients des besoins de nombreux professionnels, Carol Bove et
Johann Keil ont décidé de créer Express Mailing en 2002. Depuis, ce duo complémentaire est
sur tous les fronts. La prospection multicanale est l’une des techniques les plus efficaces, à condition d’en
maîtriser les rouages. Depuis 20 ans, Express Mailing accompagne ses clients dans leur campagne marketing, et
s’adapte à tous leurs besoins. Innovante, réactive, la société a su s’implanter sur un modèle
d’accompagnement global de ses clients par une écoute pro active et des réponses toujours
adaptées et rapides. Des prestations sur mesure, d’une qualité rare, le tout accompagné d'un
sens de la stratégie que l'entreprise partage au quotidien avec ses clients. »
DÉCOUVREZ L’INTÉGRALITÉ DE L’ARTICLE
Wingestsoft adopte l’Emailing pour la conquête de nouveaux clients Afin de présenter sa nouvelle offre de produits d’hygiène professionnelle, Wingestsoft a choisi l’Emailing et la plateforme Express Mailing. Via ses nouveaux plans d’action d’Emailing, Wingestsoft prospecte sur des listes ciblées et augmente le nombre de visiteurs et ses ventes sur son site de e-commerce. Après évaluation de plusieurs plateformes Emailing, Monsieur Alain Peyre a apprécié la facilité d’utilisation d’Express Mailing pour lui qui est totalement novice dans la création et la mise en page de messages Emailing en HTML.
« J’ai pu choisir un modèle avec un visuel qui m’a plu, dans la bibliothèque de modèles proposés par Express Mailing, j’ai rédigé mon message et mon slogan. Je l’ai mis en page très simplement car l’outil est ludique et convivial…", déclare Monsieur Alain. Peyre, Dirigeant de Wingestsoft.
Wingestsoft adopte l’Emailing pour la conquête de nouveaux clients
Pour faire connaitre sa nouvelle offre de produits d’hygiène professionnelle, Wingestsoft a choisi l’Emailing via la plateforme Express Mailing. Wingestsoft prospecte diffuse ses messages sur des listes ciblées et augmente le nombre de visiteurs ainsi que ses ventes sur son site de e-commerce. La facilité d’utilisation de la plateforme, le rapport qualité-prix et les statistiques de campagne ont été les raisons principales du choix de Wingestsoft.
La société Wingestsoft, à Castelnau Le Lez (34), tout près de Montpellier est à l’origine fournisseur de services informatiques pour une clientèle très ciblée d’hôtels, restaurants, campings, centres de loisirs et assimilés ainsi que de commerces de détail.
Son activité s’est développée naturellement dans le grand sud français depuis plus de 20 ans et s’est étendue à toute la France depuis la mise en place d’une nouvelle offre de services complémentaires d’hygiène sanitaire pour les professionnels, vendue sur le site web de e-commerce de Wingestsoft : https://www.hygienepro-wingestsoft.com
Cette gamme complète de produits, du nettoyage à la désinfection avec toute une offre intermédiaire de purification de l’air et des surfaces, conformes à la nouvelle réglementation, a été mise en place à la suite des diverses pandémies.
Selon Monsieur Alain Peyre, Dirigeant de Wingestsoft, « Entretenir, préserver et nettoyer ses locaux n’est pas une action d’hygiène pure, c’est marquer une vraie marque de considération pour ses clients et ses collaborateurs… Nous travaillons pour permettre à nos clients professionnels : restaurateurs, hôteliers, directeurs de centres de loisir ou de camping, reponsable de tout type de commerce, de créer une ambiance de sécurité sanitaire sur le lieu de travail qui soit irréprochable.
Afin d’accélérer le développement de l’activité de Wingestsoft, au niveau national, via la vente en ligne sur le site https://www.hygienepro-wingestsoft.com , Wingestsoft a décidé de présenter son offre via des campagnes d’emailing régulières sur ses cibles professionnelles de clientèle, mettant en avant son expérience de cette catégorie de clientèle depuis plus de 20 ans.
Après évaluation et test de plusieurs plateformes Emailing, Monsieur Alain Peyre a apprécié la facilité d’utilisation d’Express Mailing pour lui qui est totalement novice dans la création et la mise en page de messages Emailing en HTML.
« J’ai pu choisir un modèle avec un visuel qui m’a plu, dans la bibliothèque de modèles proposés par Express Mailing, j’ai rédigé mon message et mon slogan : purifier l’air et les surfaces, c’est protéger et embellir la vie ! Je l’ai mis en page très simplement grâce à l’assistant ; l’outil est ludique et convivial… Et le rapport qualité – prix, tout à fait raisonnable », déclare Monsieur Alain Peyre.
Pour appuyer sa démarche de prospection nationale, Wingestsoft programme une opération d’Emailing par mois auprès d’environ 20 000 contacts. Les premiers résultats d’ouverture du message sont encourageants.« L’interface permet de consulter les statistiques immédiatement pour juger de la performance du message » déclare Monsieur Alain Peyre.La diffusion de cette première campagne s’est bien passée ; elle a généré quelques premières commandes de la part de nouveaux clients sur le site web.
Même s’il reste nostalgique du contact en face à face, Monsieur Alain Peyre reconnait qu’en 2022, l’outil Emailing lui permet d’adresser sur toute la France la clientèle dont il a l’expérience depuis presque 30 ans en local ; tous les témoignages de clients sur son site web le confirment…
Ces opérations vont ainsi permettre à Wingestsoft de présenter les centaines de références de son catalogue de produits d’hygiène professionnelle à de futurs clients avec la possibilité de commander directement en ligne.
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La période estivale s’est bien installée et vos clients se font rares ? Pas de panique, on vous explique comment tenir la cadence et augmenter votre visibilité ! Si vous vous demandez : faut-il que je marque une pause dans ma communication cet été ? La réponse est NON, surtout pas !
La période estivale s’est bien installée et vos clients se font rares ? Pas de panique, on vous explique comment tenir la cadence et augmenter votre visibilité !
Si vous vous demandez : faut-il que je marque une pause dans ma communication cet été ? La réponse est NON, surtout pas ! Au contraire, vous devez organiser votre stratégie et tirer justement profit de cette saison.
PASSEZ EN MODE SÉDUCTION
La première chose à prendre en compte c’est d’adapter votre communication à la saison tout en proposant un contenu en rapport avec les vacances, le soleil, la plage, l’évasion.
Vous devez garder à l’esprit que le premier critère pour réussir une campagne est de susciter l’intérêt !
Vous pouvez ainsi adopter un ton plus léger, avec des visuels en rapport avec l’été. Quel que soit votre produit ou service à promouvoir, il est impératif de passer en mode « séduction » !
Il s’agit de trouver des idées lumineuses qui donneront envie à vos destinataires d’en savoir plus sur votre entreprise, vos prestations et/ou vos produits.
N’oubliez-pas, peu importe votre secteur d’activité, vous pouvez communiquez en « mode été » ! Soyez créatif ! Utilisez des couleurs attractives, privilégiez les visuels plutôt que des pavés de textes. Une image vaut mille mots et le regard sera d’autant plus attiré par des mots « pertinents » et bien placés, que par une série de phrases souvent « imbuvables ».
Vous l’aurez compris, soyez pertinent, allez à l’essentiel et construisez votre message selon la méthode AIDA : Attention – Intérêt – Désir – Action
Il s’agit des 4 phases par lesquelles un prospect passe avant de prendre une décision. C’est LA formule magique pour convertir quand vous rédigez un contenu marketing.
DÉMARQUEZ-VOUS !
Beaucoup de vos concurrents feront l’erreur de marquer une pause pendant les vacances, c’est donc le moment d’en profiter pour vous démarquer !!!
Règle N° 1 : Être toujours là où personne ne vous attend !
En d’autres termes, il est temps de sortir des sentiers battus. Empruntez les codes d’autres secteurs d’activités pour promouvoir le votre ! Qui a dit qu’un zèbre-licorne ne pouvait être utilisé que pour promouvoir un parc d’attraction ou un festival ? Osez l’originalité et cultivez votre image !
Règle N° 2 : Marquez les esprits !
Il faut que l’on se souvienne de vous ! Avec un ton de communication adapté, votre audience cible se sentira plus proche de vous. La grande force d'une communication réussie, c'est de surprendre et de toucher son destinataire.
Règle N°3 : Restez connectés !
Etablissez un lien affectif entre vous et votre client. Projetez-vous afin de comprendre et définir LE bénéfice consommateur ! Aidez votre client à bien percevoir votre entreprise.
PROLONGEZ L’ATMOSPHERE DES VACANCES
Et si vous en profitiez également pour divertir vos clients et futurs clients ?
Jeu-concours, offre promotionnelle, photos dépaysantes, profitez de cette période pour :
- Faire plaisir et offrir un produit.
- Mettre en place des remises spécifiques sur des produits ou prestations phares.
- Offrir 10% aux nouveaux arrivant(e)s.
- Organiser un concours photo.
- …
Autant d’idées qui « donnent le smile » et surtout qui augmentent le capital sympathie de votre entreprise. Car, être présent dans le paysage estival avec un contenu adapté, varié au ton léger, familiarise les destinataires avec votre marque et votre entreprise.
Ainsi, vous gardez le rythme tout en restant en contact avec vos clients et futurs clients !
D’autant que cela vous permettra d’arriver en force dès septembre en proposant une communication avec une suite logique :
« Fin de l’été, et si on enchainait sur une rentrée vitaminée ! »
A suivre…
Crédits photos : Adobe stock images / CanvaÀ la création de votre compte emailing
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Les jours raccourcissent, le froid arrive et on n’a qu’une envie, rester au chaud chez soi. Pourtant la fin d’année rime avec marathon d’événements incontournables et campagnes de marketing.
Voici donc le top 5 des fêtes et opportunités marketing à ne pas manquer :
Cette fête celtique très populaire dans les pays anglo-saxons a débarqué timidement chez nous il y a quelques années. Peu suivie au début, car considérée comme une simple soirée « américaine », elle est aujourd'hui attendue avec impatience par les enfants et les marques.
Comme pour la Saint-Valentin, cette fête est l'occasion idéale de mettre en avant ses produits ou de proposer des offres promotionnelles tout en ajoutant un peu de fantaisie aux vitrines, sites internet et posts sur les réseaux sociaux.
Bref, avec Halloween on cherche à déclencher des ventes tout en s'amusant.
Alors n'hésitez pas à jouer le jeu, car s'il y a bien une fête où l'on peut se permettre un peu d'excentricité dans les graphismes c'est bien celle-là. Tout est permis : citrouilles, monstres, sorcières…et jeux de mots « épouvantables » bien entendu !
Si vous êtes en manque d'inspiration pour vos campagnes d'emailing n'hésitez pas à utiliser nos templates spécialement réalisés pour l'occasion que vous pourrez facilement adapter grâce à notre espace éditeur :
Alors n'attendez pas une minute, Halloween c'est demain !
Démarrer votre campagne d'emailing avec 500 email offerts !
Le mois de novembre donne le coup d’envoi des traditionnels achats de Noël et désormais il faut compter sur le Black Friday pour faire de bonnes affaires. Et les consommateurs français ne s’y trompent, pas puisqu’en 2018, 89% des personnes interrogées par Médiamétrie envisageaient faire leurs achats de Noël pendant le Black Friday.
C’est donc une occasion rêvée pour les marques de faire du chiffre.
Aux États-Unis, le Black Friday est devenu une institution déclenchant cohues, émeutes et même rixes relayées sur les réseaux sociaux ... Espérons que cela ne se passera pas ainsi chez nous, mais il est fort à parier que le Black Friday français a de très beaux jours devant lui.
Alors notez bien cette date dans votre agenda et prévoyez en conséquence des campagnes d’emailing, de sms et des publications sur les réseaux sociaux.
Pour ceux et celles qui n’ont pas trouvé leur bonheur le vendredi, arrive trois jours plus tard le Cyber Monday : une nouvelle occasion de remplir son panier d’achats malins.
Initialement le Black Friday étant réservé aux produits en magasin, les bonnes affaires sur le net se faisaient donc quelques jours plus tard lors d’une journée dédiée : le Cyber Monday.
Mais le succès d’internet a modifié la donne puisque le Black Friday propose désormais de nombreuses réductions sur la toile.
Le Cyber Monday n’avait donc plus vraiment de raison d’exister, pourtant il n’a pas été supprimé, bien au contraire il est devenu une nouvelle opportunité pour les marques de proposer leurs offres exceptionnelles.
À l’occasion de ces deux jours de promotions où la concurrence est forte pensez stratégie :
- Quels articles allez-vous mettre en avant ? Aucune règle n’étant définie vous avez donc la possibilité de faire des réductions sur l’ensemble de votre stock ou bien de cibler certains produits.
- Quelle stratégie de communication allez-vous mettre en place : emailing, newsletters, sms marketing, réseaux sociaux…? Et quand ?
Faites-vous remarquer car vous n’êtes pas seul dans la course !
Point culminant de ce marathon : les fêtes de fin d’année.
C’est l’occasion pour petites et grandes entreprises de booster les ventes. Mais là encore la concurrence est rude pour les marques et mieux vaut bien se préparer.
Planifiez en amont votre stratégie de marketing en tenant compte des événements précédemment citées car, comme nous l’avons dit, beaucoup de Français font désormais leurs achats de Noël lors des Black Friday et Cyber Monday.
Une campagne de marketing pour les fêtes de fin d’année ne se prépare pas au dernier moment mais plusieurs mois à l’avance. D’ailleurs vous devez sûrement être en train de préparer la vôtre à l’heure actuelle !
Pour le design de vos emailing (newsletters, suggestions cadeaux, présentation produits…) n’hésitez pas à utiliser nos templates festifs créés pour l’occasion. Des templates qui sont lisibles sur tous les supports : ordinateur fixe, portable, tablette, mobile… grâce à notre Editeur Mobiles Responsive.
Qui dit Nouvel An dit vœux.
C’est une tradition incontournable dans le milieu professionnel surtout lorsque l’on souhaite renforcer ses liens avec son équipe et ses clients.
Un email ou un sms présentant ses vœux est une occasion propice de se rappeler aux bons souvenirs de certains anciens prospects ou encore de consolider ses relations avec d’autres.
En complément d’une campagne d’emailing n’oubliez pas de souhaiter vos vœux au monde entier par le biais des réseaux sociaux : Linkedin, Instagram, Facebook, Twitter ...
Et le début 2020 s'annonce également chargé marketingement avec l'Épiphanie et ses traditionnelles galettes, le lundi 6 janvier immédiatement suivie par les soldes d'hier qui débuteront le mercredi 8 janvier pour une durée de 6 semaines.
C’est donc un programme marketing bien chargé qui vous attend pour les mois à venir mais surtout de multiples occasions de faire parler de vous et de communiquer sur votre marque ou vos produits de saison.
Très bons plans marketing à toutes et à tous ... L'équipe Express-Mailing
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Orange a annoncé l'arrêt du RTC, marquant ainsi la fin des prises téléphoniques en « T ». Désormais, la téléphonie, le fax et Internet passeront par un seul réseau : l'IP. Cette transformation soulève de nombreuses interrogations, notamment en ce qui concerne l'envoi et la réception de fax.
Qu'est-ce que la fin du RTC implique ?
En octobre 2018, Orange a officialisé l'arrêt progressif du réseau téléphonique commuté (RTC), marquant ainsi la fin des prises téléphoniques traditionnelles en « T ». À partir de cette date, la téléphonie fixe et Internet empruntent le réseau IP (Internet Protocol).
Cette évolution a des répercussions majeures, notamment pour les entreprises qui continuent d'utiliser le fax, un appareil particulièrement affecté par ce changement. Voici quelques questions fréquemment posées à ce sujet :
- La fin des prises en « T » annonce-t-elle également la disparition du fax ?
- Comment continuer à envoyer ou recevoir des fax ?
- Est-il possible de convertir un fax en format numérique ?
- Puis-je conserver mon numéro de fax après 2023 ?
Le fax : toujours d'actualité
Il est important de noter que, malgré l'évolution technologique, près de 89% des entreprises continuent de plébisciter le fax. Contrairement à l'email, un document envoyé par fax bénéficie d'un taux de lecture presque total.
Il est souvent perçu comme plus formel et utilisé pour la transmission de documents légaux, ce qui lui confère un taux d'attention environ cinq fois supérieur à celui d'un email (environ 20% de lecture pour l'email).
Les solutions actuelles : fax numérique
Plusieurs solutions existent déjà pour allier la fiabilité du fax et la rapidité de l'email. Parmi elles, on trouve :
- Fax-To-Mail (ou fax2mail) : qui permet de recevoir des fax par email tout en conservant votre numéro de fax actuel.
- Mail-To-Fax (ou mail2fax) : qui vous permet d'envoyer des fax directement depuis votre messagerie électronique.
Fax-To-Mail : une réception simplifiée
Avec le Fax-To-Mail, il est désormais possible de recevoir des fax depuis n'importe quel appareil connecté à Internet (ordinateur, mobile, tablette) sans avoir besoin de télécopieur ou d'imprimante fax. Les documents arrivent directement dans votre boîte mail sous format PDF, que vous pouvez imprimer ou conserver au format numérique.
Cette solution présente plusieurs avantages :
- Plus besoin de stocker des piles de documents dans des classeurs, tout est conservé numériquement.
- Gain de temps et de productivité : plus d'attente devant la machine fax ni de problèmes techniques comme le bourrage papier ou le changement de toner.
Mail-To-Fax : l'envoi facile depuis votre messagerie
Si vous n'avez pas de télécopieur ou si vous souhaitez simplifier vos envois, le Mail-To-Fax est la solution idéale. Ce système permet d'envoyer un fax par internet via un simple email. Il vous suffit de créer un nouveau message, d'y joindre votre document PDF et d'envoyer le tout à une adresse spécifique.
Express-Mailing se charge ensuite de convertir votre fichier en un fax traditionnel au format A4, qui sera envoyé à votre destinataire, qu'il soit en France ou à l'étranger.
Les avantages de la dématérialisation du fax
Que ce soit pour l'envoi ou la réception, le fax numérique présente de nombreux avantages :
- Recevoir vos documents n'importe où et n'importe quand ;
- Conserver la valeur juridique d'un document faxé ;
- Gagner du temps et éviter les déplacements jusqu'au télécopieur ;
- Réduire votre empreinte carbone en diminuant l'usage de papier ;
- Baisser vos coûts en limitant la consommation de toner et de papier ;
- Libérer de l'espace dans votre bureau en vous passant de machine physique.
Pensez à Express-Mailing pour la gestion de vos fax
Pour continuer à bénéficier de votre numéro de fax actuel sans les contraintes du RTC, Express-Mailing, expert en solutions d'envoi et de réception de fax, propose une portabilité de numéro à partir de 3,90 € / mois. Une solution bien plus économique que l'abonnement téléphonique classique (plus de 17 € par mois chez Orange ou SFR).
Vous vous demandez peut-être pourquoi utiliser un fax alors qu'il existe d'autres moyens de communication tels que les emails. À première vue, on pourrait penser que le télécopieur, ou fax, est une technologie dépassée, reléguée au passé par la nouvelle génération.
Pourtant, détrompez-vous : le fax a su évoluer avec le temps et reste un outil précieux pour de nombreuses entreprises. Nous allons explorer pourquoi le fax, en particulier dans sa version numérique, continue d'être pertinent dans le monde professionnel.
Le fax en tant que document officiel en France
En France, le fax a toujours une place importante dans le cadre juridique. Il est reconnu comme un document officiel, notamment en droit commercial, où il peut servir de preuve légale.
Le régime français, basé sur la preuve écrite, considère le fax comme un moyen fiable de traçabilité entre l’émetteur et le destinataire, un atout non négligeable en cas de litige. Cette reconnaissance juridique explique pourquoi il est encore largement utilisé par les entreprises et les administrations.
Fiabilité et taux de lecture du fax
Contrairement aux emails, qui peuvent être filtrés par des systèmes anti-spam, le fax garantit dans 99 % des cas une livraison directe au destinataire. De plus, le fax bénéficie d'un taux de lecture exceptionnel de 100 %.
Qu'il soit reçu sous forme papier ou numérique, le destinataire prendra nécessairement connaissance du contenu, ce qui en fait un outil de communication très efficace.
Lorsqu'un fax arrive sous forme papier, l'utilisateur a le document en main, ce qui assure une visibilité immédiate. S'il arrive sous forme numérique, l'utilisateur devra ouvrir le fichier PDF reçu par email, offrant ainsi quelques précieuses secondes pour capter son attention.
L'évolution numérique du fax : fax to mail et mail to fax
À l'heure du tout numérique, le fax a su s'adapter en devenant dématérialisé. Aujourd'hui, on parle de "fax to mail", une solution qui permet de recevoir des fax directement dans sa boîte de messagerie électronique, professionnelle ou personnelle. Chaque utilisateur peut avoir son propre numéro de fax to email, ce qui apporte une grande flexibilité.
De même, le "mail to fax" permet d'envoyer des fax depuis sa messagerie électronique ou via l'appareil photo de son téléphone. Il suffit d'envoyer un PDF ou une photo à une adresse email dédiée, qui transcrit ensuite le document en noir et blanc pour l'envoyer au destinataire.
Le fax : une technologie toujours d'actualité
Que ce soit pour des envois en masse (fax mailing) ou pour des envois individuels (fax to mail / mail to fax), le fax n'a pas dit son dernier mot. Il reste un outil pertinent pour de nombreuses entreprises, et son adaptation au numérique lui promet encore de belles années d’utilisation.
Express Mailing, le partenaire pour vos campagnes de fax
Si vous recherchez une solution pour l'envoi en volume ou pour l'envoi et la réception de fax à l'unité, Express Mailing est la solution idéale pour répondre à vos besoins.
Expert dans cette technologie depuis plus de 16 ans, nous disposons de l'une des plus grandes plateformes actives en Europe.
Depuis le lundi 11 mai les mesures de confinement ont été levées mais la vigilance face au virus reste de mise. Les entreprises ont donc dû adapter leur espace de travail pour à nouveau accueillir leurs salariés.
Cependant, pour de nombreux Français, le télétravail reste la solution optimale. Car déconfinement rime davantage avec nouvelle organisation qu'avec retour à la normale.
Et de nombreuses interrogations perdurent : garde d'enfants, déplacement vers le lieu de travail, vie sociale... Autant d'éléments qui encouragent les employeurs et leurs salariés à privilégier le travail à domicile lorsque celui-ci est envisageable.
Fax dématérialisé et télétravail
Le Covid-19, ainsi que les grèves de début d'année, ont incité les entreprises à recourir au travail à distance auparavant peu employé (moins de 30% fin 2019 contre 39% aujourd'hui). Il est d'ailleurs fort probable que l'engouement pour ce mode de travail perdure, comme le révèle la dernière étude de Malakoff Humanis : « 73% des télétravailleurs (58% des « nouveaux » télétravailleurs) souhaitent demander à pratiquer le télétravail après le confinement ».
Et pourquoi ne pas continuer ainsi, sachant que nous disposons de tous les outils nécessaires pour garantir et faciliter le travail à distance ?
En effet, actuellement tous les documents ou presque peuvent être dématérialisés et transmis grâce à une connexion internet. Même les fax...
Si le télécopieur a commencé à être remplacé il y a quelques années de cela, il est pourtant loin d'être mort et enterré. Effectivement, 89% des entreprises possèdent encore un fax physique ou numérique. Car cet outil, peut-être « archaïque » pour certains, permet de transmettre des documents à valeur juridique et atteint un taux record de lecture à faire pâlir de jalousie l'email et le sms.
Qui plus est, les sociétés de fax ont su s'adapter à leurs prospects ainsi qu'aux nouvelles évolutions du réseau de télécommunication, comme lors l'arrêt du RTC, en proposant des solutions de dématérialisation. Ainsi, grâce au fax dématérialisé ou fax-to-mail et mail-to-fax les professionnels peuvent continuer à transmettre ou à recevoir de leurs collaborateurs, patients, ou associés les dossiers juridiques, médicaux...
Une réponse donc indispensable dans le contexte actuel.
Comment envoyer vos fax par email ?
Vous souvenez-vous de cette angoisse qui vous tenaillait lorsque vous vous approchiez de la machine fax ? Dans quel sens dois-je mettre la feuille ? Comment changer le toner si celui-ci est vide ?
Oubliez le télécopieur, dès maintenant vous allez pouvoir envoyer sereinement de chez vous vos documents importants.
La démarche pour envoyer un fax dématérialisé (mail-to-fax) est très simple.
Il vous suffit de placer un document Word ou PDF en pièce jointe d’un email et d’envoyer le tout à destinataire du type
Votre pièce jointe sera alors convertie en un véritable fax A4 puis transmise par télécopie à vos contacts, qu'ils soient en France ou à l'étranger.
Recevez vos fax chez vous
Inversement le fax-to-mail vous permet de recevoir un fax même si vous ne détenez pas de télécopieur, une boîte mail suffit !
Les documents vous parviennent directement sous format PDF dedans.
Libre à vous de les imprimer ou bien de les stocker dans votre ordinateur.
Trouvez rapidement de nouveaux contacts fax
Désormais, le fax dématérialisé n'a plus de secret pour vous et vous allez pouvoir continuer de télétravailler sereinement. Et grâce aux bases de données d'Express-Mailing il sera facile de trouver de nouveaux interlocuteurs à contacter par fax.
L'outil de comptage d'Express-Mailing vous permettra d'accéder à des milliers de numéros fax selon les critères de recherche de votre choix : zone géographique (région, département, ville), code NAF ou activité.
Reste à vous de déterminer votre cible et d'envoyer vos fax !
Conclusion
Les systèmes de fax dématérialisés, comme les fax-to-mail et mail-to-fax, sont de précieux alliés pour les entreprises et les salariés pratiquant le télétravail.
Dorénavant, l’absence de télécopieur ou le travail à distance ne sont plus des freins pour le traitement de vos documents fax et dossiers urgents.
Alors, pour l'envoi de vos prochains (ou premiers) fax dématérialisés n'hésitez pas à solliciter les conseils de l'équipe d'Express-Mailing !