Le fax-to-mail (réception des fax sous forme d’un PDF) et son compère le mail-to-fax (pour l’envoi de fax depuis une messagerie Outlook, Gmail, etc.) sont des canaux de communication toujours essentiels pour certains secteurs. La numérisation des documents a accompagné l’évolution du fax traditionnel vers le fax par internet. Ainsi, l’arrivée du numérique et la nécessité de solutions de communication plus intégrées ont profondément transformé le fax, qui est désormais entièrement digitalisé et peut être facilement piloté depuis un poste de travail. Cette évolution majeure a contribué de manière significative à la conservation du fax comme un outil de communication indispensable pour les entreprises.
Quels sont ses avantages ?
Grâce à sa transformation en un support numérique, le fax s’intègre désormais parfaitement aux interfaces modernes et offre une gestion électronique des documents d’entreprise simplifiée comme jamais auparavant. Les entreprises des secteurs de la santé, de l’immobilier et de la finance, ainsi que les services administratifs, continuent en effet d’utiliser le fax pour envoyer et recevoir leurs documents importants.
Cette dématérialisation des échanges présente de ce fait de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d’abord, les accusés de réception et les signatures électroniques ont une valeur légale qui en font une preuve devant un tribunal. Par ailleurs, la conformité réglementaire est respectée grâce à la numérisation des accusés de réception par le biais de scanneurs de documents ou d’imprimantes multifonctions (MFP). Les dossiers clients et les documents peuvent être facilement archivés électroniquement, tandis que les gains de temps et de productivité sont considérables. Les erreurs humaines sont minimisées et les coûts réduits grâce à la suppression des lignes de fax analogiques, des machines, de l’encre et du papier. Enfin, la mobilité accrue offerte par le fax par email permet de faxer à tout moment et depuis n’importe quel appareil.
La preuve juridique que constituent les accusés de réception est l’un des principaux avantages de ce canal, de même que la confidentialité offerte par la diffusion individualisée du fax par email. Les professionnels des secteurs réglementés, tels que les avocats, les professionnels de santé (médecins, pharmaciens, laboratoires, etc.) et les agents immobiliers, trouvent particulièrement intéressant d’utiliser le fax-to-mail pour recevoir des documents sensibles nécessitant une preuve d’envoi et de réception.
L’envoi de fax par email peut se faire à partir de n’importe quelle messagerie (Outlook, Gmail, Hotmail, ou même via vos outils de gestion clients CRM/API).
La réception de fax par email permet de conserver votre numéro de fax existant tout en apportant la dématérialisation du support. Vous recevez vos fax en PDF dans votre boîte de réception habituelle.
Une solution professionnelle telle qu’Express-Mailing permet des envois bi-directionnels (envoi & réception) pour un tarif très abordable. Que vos besoins soient ponctuels (à partir de 5 € HT/an) ou pour un usage plus intensif.
- Envoi de fax via votre messagerie (Outlook, Gmail, autre) : https://www.express-mailing.com/mail-to-fax/ (à partir de 5 € HT par an)
- Réception des fax en PDF avec numéro géographique inclus :
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– Réception de fax illimité
– Possibilité de “portabilité” de votre ancien n° de fax dès 2 ans d’abonnement.